Gestione del tempo - riorganizzarsi al tempo del Corona Virus

Gestione del tempo - Metodi per un'organizzazione lavorativa efficace quando i genitori devono lavorare ed i figli devono fare i compiti ai tempi del corona virus.

Siamo tutti coinvolti in questa lotta a questo nemico invisibile che è il Covid-19. Siamo stati messi in isolamento “raccomandato”. Chi ha figli e può avvalersi di smart working si trova a ripensare la propria organizzazione del tempo.

Le emozioni in gioco sono tante e contrastanti. Ognuno reagisce in modi diversi ed in modo diverso nell’arco della giornata.

Sono una mamma libera professionista che lavora da casa per cui già prima di questo isolamento per corona virus ho avuto modo di sperimentare delle strategie per fare in modo che venissero fatti i compiti in autonomia mentre io lavoravo al computer. Desidero condividere con voi quella che è la mia esperienza, consapevole che non esistono ricette valide per chiunque e con la raccomandazione di sperimentare e provare ciò che è più funzionale per voi.

In passato, con mia figlia, ha funzionato egregiamente la tecnica del pomodoro: cicli operativi di 25' scanditi dal timer ed alla fine dei quali può prendersi una pausa di qualche minuto. Quando ha terminato il suo compito o al termine di 4 cicli da 25' può farsi una pausa più grande, magari per giocare con il fratellino che, non avendo compiti da fare, richiede continuamente la sua complicità e compagnia per giocare.

Rispetto alle vacanze estive o altri momenti in cui mi sono ritrovata con i figli a casa, la novità di questo periodo è che ora il computer serve anche ai figli per fare i compiti e si necessita di una nuova organizzazione. Il computer, in questo periodo è diventato il fulcro della vita a casa perchè in molti hanno saputo reagire in modo produttivo a questa situazione ed una valanga di attività a distanza sono nate e si sono organizzate in questa prima settimana in Italia. Dalla palestra, ai live degli amici musicisti, ai webinar che si sono andati ad aggiungere a quelli già in programma, ai corsi…diciamo che è stato un emergere di tante nuove proposte tra cui scegliere per non rischiare il sovraccarico.

Dopo un primo momento di disorientamento fisiologico, in bilico tra l’angoscia per l’aggravarsi della situazione ed il voler seguire tante nuove attività pur vivendo alla giornata senza strategie chiare, sento ora di dover riprendere in mano la situazione.

Ho pensato dunque di usare alcune strategie di gestione del tempo.

La prima è di sicuro quella della PIANIFICAZIONE.

Pianificare 10 minuti al giorno vi aiuterà a risparmiare sicuramente del tempo durante la giornata.

Io effettuo una programmazione settimanale partendo dell’agenda ed utilizzando un planner settimanale. Collocare gli impegni già presi mi aiuta ad avere un quadro più chiaro di ciò che voglio fare e di ciò che devo fare.

Impostare il Planning settimanale mi dà modo di individuare alcune ore per riservare a mia figlia l'uso del computer, predisponendo per me delle attività da poterle fare accanto in modo di vigilare sul corretto utilizzo dello strumento.

Penso che utilizzerò uno strumento come una lavagnetta o la tavoletta di sughero per indicare alcuni orari fissi in modo che anche lei abbia dei riferimenti precisi che la aiutino ad avere una routine più simile al periodo scolastico invece che rimanere a dormire fino alle 10 del mattino ed addormentarsi la sera tardi leggendo.

La routine è consigliata sia per noi adulti che vogliamo lavorare da remoto sia per loro, ma ci sto ancora lavorando.

Come dicevo, queste prime settimane hanno creato disorientamento ed ho cercato di evitare una rigidità che, unita già alla situazione, potrebbe generare stress negativo e di conseguenza emozioni negative.

Ho visto in qualche post una mamma che usava la lavagnetta stile “villaggio vacanze”. Penso che siano validi tutte le modalità che possano essere viste come gioco.

Questa modalità oltretutto si presta bene, assiema alla Pianificazione, all’individuazione delle Priorità.

Come ricorda il Principio di Pareto, l’80 per cento dei risultati importanti dipende dal 20 per cento delle attività più importanti quindi è molto importante individuare le attività più importanti, anche se solitamente si è tentati dal cominciare dalle attività più semplici e meno importanti.

Il“One Minute manager” suggerisce di partire dalle principali responsabilità e tradurle in 3-4 obiettivi da un minuto.

Potete cominciare a definire le vostre priorità ed i vostri obiettivi del giorno, gli obiettivi che vi ponete per il dopo quarantina, tutto ciò che vi può essere utile a pensare positivo invece di buttarvi nella difficoltà del momento attuale.

Rendete questo momento di crisi un'opportunità indossando gli occhiali speciali che guardano al futuro.

Come vi dicevo all’inizio queste indicazioni possono essere utili ma non esaustive.

In che modo vi potrebbe aiutare un Coach? ad esempio a far emergere quelle che sono le vostre priorità, oppure ad individuare il vostro personale metodo di organizzazione del tempo oppure a capire quali modalità funzionano per voi…con la certezza che ognuno ha dentro di sé la chiave per rispondere e reagire nel miglior modo possibile.

Adesso che vi ho indicato qualche strategia…quale sarà il vostro primo passo?

(Pareto, Covey, Johnson e Blanchard alcuni dei riferimenti utilizzati.)